Se inicia implementación de Microsoft 365: “Permitirá a la Dirección del SSMSO alinearse con prácticas modernas de productividad, necesarias para tener un Servicio de Salud eficiente y orientado a resultados”
La incorporación de herramientas tecnológicas al quehacer institucional del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente (SSMSO) ha facilitado históricamente sus labores de gestión y potenciado su productividad. Bajo este enfoque, se ha iniciado un nuevo proceso paulatino de implementación de la plataforma Microsoft 365 en la Dirección del Servicio, que reemplazará Zimbra.
En este contexto, Comunica Red conversó con Raúl Abarca Figueroa, jefe del Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) del SSMSO, para conocer en detalle en qué consiste este conjunto de herramientas, sus ventajas, beneficios y las etapas que implican su puesta en marcha.
¿Qué es Microsoft 365 y qué tan confiable es para incorporarlo como herramienta informática al quehacer del SSMSO?
Microsoft 365 es una plataforma integral que cuenta con herramientas de productividad y colaboración en la nube (almacenamiento virtual), desarrollada por Microsoft. Incluye aplicaciones ampliamente conocidas como Outlook, Word, Excel y PowerPoint, además de soluciones modernas como OneDrive (para almacenamiento en la nube), Teams (comunicación y reuniones en línea), SharePoint (gestión de documentos y proyectos), entre otras.
La confiabilidad de Microsoft 365 está respaldada por la experiencia de Microsoft en el desarrollo de tecnologías de alta disponibilidad y seguridad, cumpliendo con estándares internacionales. Además, al operar en la nube, ofrece accesibilidad desde cualquier lugar y dispositivos, asegurando continuidad operativa y soporte técnico robusto.
¿Por qué se tomó la decisión de implementar Microsoft 365 en la Dirección del SSMSO y abandonar la actual plataforma?
La decisión se basa en los desafíos operativos que ha presentado la actual plataforma institucional de correo electrónico llamada “Zimbra”, la cual ha mostrado limitaciones técnicas, como dificultades para buscar correos históricos, sincronización irregular entre dispositivos y una experiencia limitada para trabajo colaborativo.
Microsoft 365 no solo resuelve estos problemas, sino que además proporciona herramientas avanzadas para la gestión integral del trabajo en las organizaciones, optimizando la comunicación y el trabajo en equipo. La implementación de esta suite permitirá a la Dirección del SSMSO alinearse con prácticas modernas de productividad, necesarias para un servicio de salud eficiente y orientado a resultados.
¿Cuál sería el principal desafío de este cambio de plataforma en la Dirección del SSMSO?
Gestionar la adaptación de los usuarios a las nuevas herramientas, procesos y trabajo colaborativo, considerando las diferencias en funcionalidades y dinámicas respecto a la plataforma actual. Esto implicará capacitar a los funcionarios para asegurar el uso eficiente de Microsoft 365, así como abordar resistencias al cambio que puedan surgir durante el proceso.
El cambio será de todas formas gradual, pues el usuario lo primero que verá reflejado será seguir usando su cliente de correo electrónico (OUTLOOK), con las mismas funcionalidades, pero ahora sincronizado en la nube (internet), y poco a poco comenzará a explorar varias de sus ventajas como uso de su unidad virtual de almacenamiento (DRIVE), uso de reuniones virtuales (con TEAMS) entre otras herramientas que le serán intuitivas al uso y que cada cierto tiempo se irán apoyando con “cápsulas informativas” que pretendemos se impulsen con el apoyo de la Unidad de Comunicaciones del SSMSO.
¿Cómo se llevará a cabo la migración en la Dirección del Servicio?
Para garantizar una transición ordenada y efectiva, la migración se llevará a cabo en etapas en el siguiente orden:
- Subdirección Administrativa: El orden ya planificado dentro de esta subdirección es comenzar con el Departamento TIC (a fin de detectar posibles errores iniciales), luego Departamento de Convenios, Oficina de Partes y Archivos, Departamento de Recursos Físicos, Departamento de Compras y Departamento de Finanzas. Se excluye esta vez el Departamento de Gestión de Proyectos, dado que éstos ya disponen de una suite ofimática diferente.
- Subdirección Gestión Asistencial: Orden de Departamentos por definir.
- Unidades Asesoras de la Dirección: Orden de Departamentos y Unidades por definir.
- Subdirección Gestión y Desarrollo de las Personas: Orden de Departamentos por definir.
¿Cuánto tiempo debería durar este proceso?
Podría extenderse entre tres y seis meses, dependiendo del tamaño de los datos a migrar en cada casilla de correo electrónico, la cantidad de usuarios involucrados (700 cuentas) y el nivel de personalización requerido.
Un cronograma detallado será desarrollado en la etapa de planificación.
¿Qué señales podrían demostrar que se está avanzando apropiadamente en su implementación en el corto, mediano y largo plazo?
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Corto plazo: Configuración exitosa de cuentas, acceso básico a Microsoft 365 y realización de capacitaciones iniciales con envío de cápsulas informativas.
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Mediano plazo: Uso regular de herramientas como Outlook, Teams y OneDrive; mejora en la sincronización de correos y aumento de la comunicación en línea.
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Largo plazo: Integración plena de herramientas colaborativas (SharePoint, Planner) en los procesos diarios, mayor productividad y una reducción de problemas técnicos previos.
¿Qué compromisos se deben adquirir para que este proceso avance de manera concreta?
- Compromiso directivo: Asegurar liderazgo y respaldo institucional al proceso.
- Capacitación: Promover la incorporación de estas herramientas en el PAC (Plan Anual de Capacitación).
- Adaptación: Promover la disposición al cambio entre los funcionarios.
- Soporte técnico: Garantizar recursos suficientes para la implementación y resolución de incidencias.
¿Qué tan importante es que los directivos y otros actores se involucren para que esta migración resulte exitosa?
El involucramiento de los directivos es fundamental (director(a), subdirectores y jefaturas de Departamento), ya que su liderazgo y compromiso son clave para inspirar confianza en el proceso y motivar la participación activa del resto de los funcionarios. Además, su apoyo garantiza que las decisiones y recursos necesarios para la migración estén disponibles.
En síntesis, es importante considerar y contar con el apoyo de las distintas jefaturas, facilitar el proceso de migración cuando el personal del Departamento TIC concurra a sus oficinas, o cuando se solicite la nómina de funcionarios, sus cargos para configuración de “firmas institucionales”, entre otros.
¿De qué manera Microsoft 365 potencia el trabajo colaborativo?
Mediante herramientas de trabajo conjunto como Teams, SharePoint y OneDrive, las que permiten a los usuarios comunicarse en tiempo real, compartir documentos de manera segura y trabajar en equipo desde cualquier lugar. Además, ofrece opciones avanzadas para asignar tareas, gestionar proyectos y realizar reuniones virtuales, promoviendo una coordinación efectiva.
Un ejemplo de esto es que lograremos evitar trabajar con la versión 1, 2, 3 y “n” de documentos, posibilitando el control de cambios en línea para textos conjuntos, optimizando tiempos y permitiendo la trazabilidad de los procesos, control de acceso y versionamiento.
¿Qué mejoras en la gestión se podrían notar en las unidades, departamentos y subdirecciones bajo este formato de trabajo?
- Mejor comunicación, colaboración y coordinación entre equipos mediante herramientas integradas.
- Acceso rápido y organizado a documentos en línea y correos electrónicos.
- Automatización de procesos y simplificación de la gestión de proyectos.
- Incremento en la eficiencia operativa gracias a la disponibilidad de datos en la nube y el acceso remoto.
- También, en lo inmediato, los usuarios del SSMSO no tendrán problemas invirtiendo tiempo excesivo en búsquedas de correos, dado que la herramienta OUTLOOK estará conectada a la nube de Microsoft, y no a ZIMBRA con sus conocidos problemas de sincronización.
